Gardez, éliminez !

Toutes les archives ne se conservent pas. Loin s’en faut ! On estime que les archives définitivement conservées représentent entre 5 et 20 % de la production administrative. Les autres, réputées dépourvues d’intérêt administratif ou patrimonial, doivent donc être détruites au terme de leur durée d’utilité administrative définie par les textes réglementaires en vigueur.

L’élimination des archives publiques est strictement encadrée, notamment par le Code du patrimoine. Ainsi, tout document éligible à l’élimination doit être recensé dans un bordereau d’élimination dans lequel figurent sa description, ses dates extrêmes et son importance matérielle. Ce bordereau est signé par le producteur des archives (représentant-e de la commune, d’EPCI, etc) et par la personne en charge du contrôle scientifique et technique de l’État (directeur-ice des Archives départementales), qui le valide et autorise, de ce fait, la destruction des documents concernés. Ce bordereau est lui-même une archive historique, puisqu’il devra être conservé définitivement par le service qui l’a produit.

L’élimination matérielle est elle aussi strictement encadrée, avec l’obligation de garantir une destruction totale et irréversible.

Aucun élu, ni aucun agent du service public ne peut prendre l’initiative d’éliminer des documents hors de ce cadre réglementaire sous peine de sanctions administratives et pénales, telles que définies par l’article L. 214-3 du Code du patrimoine et l’article 121-3 du Code pénal. Ainsi, toute personne qui se rend coupable par négligence de destruction d’archives publique sans le visa de l’autorité compétente s’expose à un an d’emprisonnement et 15000 euros d’amende. La peine pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45000 euros d’amende si l’élimination « sauvage » est volontaire !